库存模块操作手册
本手册用于仓库、品质、采购、销售、生产、财务和库存审核岗位培训，覆盖库存查询、批次、占用、检验、出入库、移库、盘点、安全库存、易耗品、周转物料、结单与终止。
IMPORTANT
库存必须由真实来源单据和实际实物动作驱动。“通知”“送检”“审核通过”“批次分配”和“完成出入库”是不同节点；只有实际下账完成才会改变库存。普通业务不得用“其他出入库”或期初导入替代采购、生产、销售、退货、领料或盘点流程。
一、岗位职责
| 岗位 | 主要职责 | 不应代替 |
|---|---|---|
| 业务部门 | 建立采购、生产、销售、退货等来源任务，确认数量和交期 | 仓库实物确认、品质判定 |
| 仓库制单 | 核对来源、仓库、物料、批次并准备出入库 | 自行批准本人建立的高风险单据 |
| 仓库执行 | 清点实物、选批次、完成出入库/移库和库位交接 | 用账面数代替实物数 |
| 品质 | 按批次记录合格、退货、返工和报废判定 | 代替仓库下账或业务批准退货 |
| 库存审核 | 审核其他出入库、跨组调拨、盘点差异等依据 | 修改原始实盘记录 |
| 盘点人员 | 初盘、复盘、抽盘和差异说明 | 盘点期间绕过仓库锁继续收发 |
| 财务/成本 | 对账库存金额、盘盈盘亏、报废和期末结存 | 直接修改批次和库存数量 |
二、库存主流程
三、公共前置条件
| 前置资料/配置 | 完成标准 | 责任岗位 |
|---|---|---|
| 物料 | 已审核、正常；基本单位、物料类型和批次要求正确 | 物料管理员 |
| 仓库 | 部门、仓库组、父子层级和用途正确；只对末级仓直接收发 | 仓库管理员 |
| 特殊仓 | 不良仓、报废仓、退货仓、机台/车间/委外仓等已按业务配置 | 仓库/系统管理员 |
| 来源单据 | 已到允许通知库存的状态，物料、数量、方向及关联行明确 | 采购/销售/生产 |
| 检验标准 | 需检物料已有有效标准和处置规则 | 品质 |
| 审核流程 | 其他出入库、跨组调拨、盘点差异等审核人和权限有效 | 部门/系统管理员 |
| 批次与实物 | 批次标签可识别，实物所在仓、状态和数量一致 | 仓库 |
关键资料缺失时停止收发并退回责任岗位。不得使用相似料号、临时仓库、虚构批次或备注字段代替正式资料。
四、库存数量与批次口径
| 字段 | 含义 | 操作判断 |
|---|---|---|
| 库存总量 | 当前仓库账面结存 | 不代表全部可用于新任务 |
| 占用量 | 已为销售、生产等需求预留的数量 | 不应再次分配给其他订单 |
| 可用量 | 总量扣除占用后的可支配数量 | 出库和计划判断优先使用 |
| 通知数量 | 来源单据要求处理的数量 | 不表示已检验或已下账 |
| 完成数量 | 已实际完成出入库的累计数量 | 用于来源单据状态回写 |
| 批次数量 | 某物料、仓库和批次的实存数量 | 必须与总库存汇总一致 |
- 所有数量最终按物料基本单位下账；业务单位必须先按有效换算关系转换。
- 父级仓库用于汇总查询，不能直接收发；实际动作选择末级仓库。
- 出库、移库通常按先进先出分配批次，但仍须核对质量状态、客户/供应商、生产日期和业务指定批次。
- 占用不是实物冻结。占用异常时应追溯来源订单，不得直接删除记录或用调账抵消。
五、库存任务状态
| 状态 | 表示 | 允许的主要动作 |
|---|---|---|
| 待检验 | 已建立任务，等待送检/检验 | 发起检验、终止申请 |
| 检验中 | 品质正在处理 | 记录批次检验结果 |
| 待提审 | 已录入，尚未提交审核 | 复核、提交 |
| 审核中 | 审核流程进行中 | 审核或驳回，不改实质数据 |
| 驳回 | 审核未通过 | 按意见修改并重提 |
| 关联待审 | 依赖上游或关联单据审核 | 等待关联审核完成 |
| 待出入库 | 已满足检验/审核条件 | 绑定批次并实际下账 |
| 完成 | 本行数量已实际下账完成 | 查询、导出、追溯 |
| 结单 | 经批准关闭剩余量 | 查询、追溯 |
| 终止中/已终止 | 正在/已经取消执行 | 处理终止或查询 |
状态由规定业务动作推进。界面显示与实际任务不一致、同一动作可重复执行或出现负完成量时，立即停止批量操作并记录单号、行号、状态和报错。
六、按来源执行出入库
| 类型 | 唯一正常来源 | 下账前必须完成 | 完成后回写 |
|---|---|---|---|
| 采购入库 | 采购订单到货通知 | 到货数量、供应商、仓库、批次和检验 | 采购到货/完成数量 |
| 采购退货出库 | 采购退货单 | 原采购批次、可退量、审核及供应商交接 | 采购退货完成量 |
| 生产入库 | 生产工单完工通知 | 完工数量；成品检验；目标仓和生产批次 | 工单和生产订单完工量 |
| 生产出库 | 生产入库联动的耗料任务 | BOM/替换料、实际领入批次和可耗数量 | 生产耗料及订单状态 |
| 销售出库 | 销售送货任务 | 客户、送货量、成品批次、包装和审核/签认 | 送货出库量 |
| 销售退货入库 | 销售退货单 | 原销售/出库批次、实收量和退货检验 | 退货完成量及后续处置 |
| 盘点入/出库 | 审核后的盘点差异 | 初盘、复盘、抽盘、审核均完成 | 盘点单完成状态 |
| 其他入/出库 | 不属于以上标准流程的批准事项 | 原因、依据、仓库、物料、数量和审核 | 仅本库存单据 |
通用操作步骤
- 从来源业务进入对应库存任务，不在库存列表重复新建标准业务单。
- 核对单据类型、来源单号和行号、仓库方向、物料、基本单位数量及实物。
- 需要检验时先完成品质分流；需要审核时先提交并通过审核。
- 入库确认新批次/来源批次、生产日期和实际收货量；出库确认来源批次和可用数量。
- 完成实物收发后立即在系统执行对应批次出入库。
- 返回出入库单、库存、批次流水和来源单据核对完成数量与状态。
WARNING
“导出单据”“打印标签”“审核通过”均不是库存下账。实物未动不得先完成系统；实物已动不得长期不下账。
七、采购、生产、销售专项要求
采购入库
- 前置：采购订单已通知入库；实收到货与送货资料一致；待检物料已有检验任务。
- 品质合格后进入待入库；不合格按批次进入采购退货/不良处置，不能与合格批次混放。
- 部分到货按实际量分次入库，不能一次完成全部通知量。
生产入库与耗料
- 前置：工单处于允许完工申报状态，实际完工量和目标仓已确认。
- 成品按检验结果入库；当前半成品可能直接入库，公司要求检验的半成品仍须执行规定的品质控制。
- 生产入库完成会联动实际完工量和生产耗料出库；完成后检查线边/机台/委外仓批次及余额。
销售出库
- 前置：销售已建立送货任务，可交付库存和批次满足客户、包装及追溯要求。
- 仓库按实际拣货批次出库；占用批次不足或状态异常时退回销售/计划处理。
- 出库完成不等于客户签收，物流和签收由销售交付流程继续完成。
采购退货和销售退货
- 必须追溯原采购/销售单及原批次，不得从其他批次凑数。
- 采购退货在实际出库后完成；销售退货在实物收回、检验和入库后完成。
- 退货不合格品按不良、返工或报废仓管理，不能直接恢复为可销售库存。
八、其他出入库
前置操作
- 已确认事项确实不属于采购、生产、销售、退货、盘点、报废或移库等标准来源。
- 有书面依据、原因分类、责任部门和批准人。
- 物料、数量、基本单位、仓库方向和批次正确；其他出库有足够可用库存。
- 只选择“其他入库”或“其他出库”，填写可追溯原因和依据编号。
- 非易耗品其他入库按系统要求完成检验；其他出库核对批次和可用库存。
- 提交审核，驳回后更正并重新提交。
- 审核通过后由仓库完成批次下账并复核库存流水。
禁止将错单更正、借料、退货、盘盈盘亏或跨仓转移包装成其他出入库。
九、移库与调拨
9.1 类型
| 类型 | 来源/用途 | 特别控制 |
|---|---|---|
| 领料移库 | 主仓到机台/车间/委外仓 | 必须关联工单和领料计划 |
| 退料移库 | 生产目标仓退回指定仓 | 只能退该工单实际领入批次 |
| 超领移库 | 审核后的超领申请 | 审核通过后执行 |
| 调拨移库 | 普通仓库间调拨 | 跨仓库组按规则审核 |
| 不良移库 | 合格/待检区域转不良仓 | 来源检验/返工/退货可追溯 |
| 报废移库 | 不良品转报废仓 | 有品质判定和报废批准 |
9.2 前置操作与步骤
- 来源仓和目标仓都是有效末级仓且不能相同。
- 来源批次、账面量、占用量和实物状态已核对；本次量大于 0 且不超过允许量。
- 盘点锁已解除；跨组调拨、超领和报废已完成审核。
- 选择正确移库类型、来源仓和目标仓。
- 逐行核对物料、通知量、已移量和本次量。
- 选择真实来源批次；批量移库只能处理相同来源仓和目标仓的数据。
- 实物完成仓间交接后执行移库。
- 核对源仓减少、目标仓增加、批次号连续追溯且移库单完成。
十、库存检验与不合格分流
前置操作
- 检验任务、来源单、物料和送检批次存在且一致。
- 每批次送检数量与实物相符，检验标准有效。
- 不良仓、报废仓及退货/返工流程已配置。
操作规则
- 全部合格时选择“通过”，检验单完成并把库存任务推进到下一状态。
- 存在不合格时逐批次录入合格、采购退货、返工和报废数量及意见。
- 每批次各结果数量之和必须等于该批次送检数量，不能只录不合格部分而遗漏合格余量。
- 采购不合格生成不良移库和采购退货通知；生产/销售相关不合格生成不良/报废移库及返工通知。
- 下游移库、退货、返工或报废未实际完成前，不得把处置视为闭环。
完成标准：检验结果、批次、处置单据、实际仓库和来源业务状态一致。
十一、占用
- 占用通常由销售需求、生产领料等业务自动建立和释放，键值应对应物料、仓库、来源单号和行号。
- 查看库存时同时核对总量、占用量和可用量；不要仅按总量承诺出库。
- 实际出库/领料完成后，占用应同步减少；长期占用需查来源单据是否完成、结单或终止。
- 占用不得手工随意新增、删除或跨仓转移。来源已结束但占用仍存在时，提交单号、物料、仓库和数量给系统管理员排查。
十二、盘点
12.1 发起前置操作
- 明确盘点范围、截止时间、人员分工和盲盘要求。
- 紧急收发已完成或暂停，暂存实物已标识。
- 选择末级仓；全仓盘点前确认业务可接受全部相关仓库锁定。
点击“开始盘点”后系统形成账面批次快照并锁定仓库。锁定期间不得通过其他入口收发、移库或导入库存。
12.2 状态和步骤
| 状态 | 操作 | 完成门槛 |
|---|---|---|
| 初盘中 | 初盘人员录入/导入实盘批次数量 | 所有明细有初盘数量 |
| 复盘中 | 独立人员复核差异 | 所有明细有复盘数量 |
| 抽盘中 | 负责人抽查重点物料/批次 | 最终数量已确认 |
| 待提审/审核中/驳回 | 提交盘点差异和说明 | 审核通过或按意见重做 |
| 待出入库/出入库中 | 生成盘盈入库和盘亏出库 | 所有差异单实际完成 |
| 已完成 | 差异已下账 | 仓库锁释放，结存已复核 |
| 已终止 | 取消本次盘点 | 无差异下账，仓库锁释放 |
- 初盘按物料、仓库、批次录入；Excel 中批次和单号按文本处理，避免自动改格式。
- 复盘人员不照抄初盘；差异较大时核对收发截止、在途、标签和单位。
- 抽盘未选择的行按复盘结果形成最终数量；实际为零必须明确录入
0。 - 提交审核后不得修改原始实盘数据；驳回后按意见更正并重提。
- 审核通过后生成盘盈/盘亏任务并完成实际下账。
- 核对盘点单完成、仓库解锁、批次与总库存一致后恢复正常收发。
WARNING
盘点差异任务尚未完成时，即使仓库已经可以操作，也不得立即发生影响该快照的普通收发；先确认盘盈盘亏全部下账。
十三、安全库存、周转与呆滞管理
安全库存
- 按物料维护最小值和最大值，必须满足
0 ≤ 最小值 ≤ 最大值，单位为基本单位。 - 低于最小值是补货/计划预警，高于最大值是库存积压预警，不会自动生成采购或生产订单。
- 参数变化应有需求、交期、消耗和批量依据，并定期复核。
周转物料
- 周转箱、工装等周转物料使用独立周转台账记录入库、出库、数量和备注。
- 每次借出、归还、报损和责任对象应可追溯；周转台账不能代替正常原材料/成品库存。
呆滞与流水
- 库存流水默认可从最近盘点后核对每次变动前后结存。
- 定期按入库日期、最近出库时间、安全库存和占用来源识别呆滞、超储和长期零动销物料。
- 处置须走调拨、退货、返工、报废或其他批准流程，不得直接删除批次。
十四、易耗品
- 易耗品使用独立库存/出入库页面，但仍需有效物料、仓库、数量和用途依据。
- 入库核对来源和实际数量；出库核对领用部门/人员、用途和可用库存。
- 易耗品出入库不代表可以绕过审核、批次或成本归集要求，具体以公司权限配置为准。
十五、期初库存与数据导入
- 仅限系统上线、正式迁移或经批准的期初初始化，由专门权限人员在停账窗口执行。
- 导入前完成物料、末级仓、基本单位、批次、截止日期、总账和实物核对。
- 同一数据只导入一次；导入后逐物料核对库存总量、批次合计和生成的入库流水。
- 日常盘盈盘亏必须走盘点；日常错单必须追溯原单更正，禁止重复调用期初导入补库存。
十六、结单、终止与异常更正
- 已实际完成的出入库不能通过终止反向抹除，应使用有来源的退货、反向单据或盘点更正。
- 未完成库存任务终止前，确认实物未动或已恢复，释放批次预分配/占用，并同步上游状态。
- 结单用于批准后关闭剩余未执行量，须记录原因、批准人和日期；不得掩盖实物已动未下账。
- 空白物料、孤立批次、批次合计与总库存不符、负库存或来源断链属于系统/数据异常，先停止相关物料操作并备份证据，不直接删除数据库记录。
十七、每日与月末核对
| 检查项 | 频率 | 正常标准 |
|---|---|---|
| 实物、批次、总库存 | 每日抽查 | 三者一致 |
| 待检验/审核/出入库任务 | 每日 | 有责任人和计划完成时间 |
| 已动实物未下账、已下账实物未动 | 每日 | 无跨日未清事项 |
| 占用与来源订单 | 每周 | 来源有效，完成后及时释放 |
| 线边、委外、不良和报废仓 | 每周 | 无混批、负数和长期无来源余额 |
| 盘点锁和盘点差异任务 | 每日 | 无异常长时间锁定或未下账 |
| 安全库存和呆滞料 | 每月 | 参数有效，异常有处置计划 |
| 批次合计、库存汇总、财务结存 | 月末 | 数量和金额可对账 |
十八、培训验收
员工应能独立演示并说明：总量/占用/可用量区别；末级仓与批次要求；不同来源出入库的唯一入口；检验、审核和下账边界；先进先出与指定批次；六类移库；盘点锁和初盘/复盘/抽盘；其他出入库限制；期初导入权限；结单、终止和异常更正的区别。
管理控制、稽核和权限要求见 库存管理规范。