采购模块操作手册
本手册用于需求部门、计划、采购、采购审核、仓库、质检、财务和物流岗位培训。采购模块覆盖请购、报价、采购订单、供应商通知、到货报检、入库、退货、物流、对账、铜资源、结单与终止。
IMPORTANT
每个操作必须先完成对应前置条件。请购、下单、报检、检验和入库是不同业务节点，不得用线下表格或备注替代系统单据。
一、岗位职责
| 岗位 | 主要职责 | 不应代替 |
|---|---|---|
| 需求/计划 | 根据 MRP 或批准需求建立请购，确认数量和需求日期 | 指定未经批准的价格或供应商 |
| 采购员 | 询价、报价维护、转采购、供应商通知、交期跟踪、退货和对账 | 代替审核、仓库或质检确认 |
| 审核人 | 核对需求依据、供应商、价格、税率、数量、付款和交期 | 修改单据后自行批准 |
| 仓库 | 到货实物接收、按任务入库、采购退货出库 | 无系统任务先收发后补单 |
| 质检 | 来料检验、不合格处置和放行 | 决定采购价格或商务索赔 |
| 财务 | 对账、发票和付款条件核对 | 修改采购数量掩盖差异 |
| 物流/跟单 | 采购退货承运信息和物流跟踪 | 把通知出库当作退货完成 |
二、完整流程
三、公共前置条件
| 资料/配置 | 完成标准 | 责任岗位 |
|---|---|---|
| 供应商 | 已审核且正常；名称、税率、币种、付款方式、联系人和邮箱正确 | 采购/资料管理员 |
| 物料 | 已审核且正常；采购单位、基本单位、检验要求和包装信息完整 | 物料管理员 |
| 采购报价 | 对应供应商、物料、币种、单位、税率及数量条件的报价已审核 | 采购/审核人 |
| 仓库 | 收货仓、退货出库仓和库位有效，未被锁定 | 仓库管理员 |
| 检验 | 来料检验标准、抽样及处置规则已维护 | 质量部门 |
| 邮件 | 供应商收件/抄送邮箱、采购员发件邮箱授权和邮件模板可用 | 采购/系统管理员 |
| 审核 | 部门、审核人、审核流程及岗位权限已配置 | 部门/系统管理员 |
| 铜资源 | 涉及点铜时，供应商、数量、单价和可用余额已确认 | 采购/财务 |
资料缺失时应返回基础信息模块维护并审核，不得使用相似供应商、相似物料或个人邮箱绕过配置。
四、请购
4.1 请购来源
| 来源 | 前置依据 | 录入重点 |
|---|---|---|
| MRP 请购 | 销售订单已审核，BOM 与 MRP 结果已确认 | 保留销售订单、BOM 版本和需求量关联 |
| 返工请购 | 已有返工通知及批准范围 | 返工模式默认数量可为 0，按实际需要确认 |
| 手工请购 | 有批准的非 MRP 需求 | 填写用途、物料、数量、请购日和需求到货日 |
4.2 前置操作
- 需求来源、用途、物料、数量和需求到货日期明确。
- 已核查现有库存、在途量、未完成请购和可替代物料，避免重复请购。
- MRP 请购已确认 BOM 版本和替换料选择。
- 需求日期早于常规采购周期时已升级处理。
4.3 操作步骤
- 从 MRP 页面生成请购，或在请购物料页面新增手工请购。
- 核对请购单号、请购日期、来源销售/返工单据。
- 逐行填写物料、请购数量、需求到货日期和用途说明。
- 保存后核对重复需求、库存和在途量，发起审核。
- 审核驳回后按意见修改并重新提交。
4.4 完成标准
- 请购审核通过并处于“待采购”。
- 来源、物料、数量、单位和需求日期可追溯。
- 转采购后能查询关联采购订单及在途数量。
五、采购报价
5.1 前置操作
- 供应商和物料为正常状态。
- 已取得供应商正式报价或合同价格依据。
- 币种、采购单位、税率、最低采购量、最小包装量、铜价区间已确认。
- 已查询同供应商、物料和报价条件下是否已有正常报价。
NOTE
当前采购报价不使用生效日期和失效日期。能否用于下单，以审核状态以及供应商、物料、币种、单位、税率、包装和数量条件是否匹配为准。
5.2 操作步骤
- 进入“采购报价”，新增报价并选择供应商和物料。
- 录入报价日期、未税/含税价格、税率、币种和计量单位。
- 录入最低采购量、最小包装量；铜材业务录入铜价上下限。
- 比较报价历史和价差，确认后保存并提交审核。
- 价格或关键条件变化时形成新报价并重新审核，不覆盖历史依据。
完成标准：报价为正常状态，条件与供应商依据一致，转采购时能够正确检索。
六、请购转采购订单
6.1 前置操作
- 请购明细为“待采购”，需求量及需求日期仍有效。
- 所选明细存在共同的正常供应商报价。
- 同一张采购订单中的明细属于同一供应商；币种、付款方式和商务条件一致。
- 已核对请购量、已转采购量、在途量和本次采购量。
- 涉及铜资源时，铜池供应商一致且欠下单量充足。
6.2 操作步骤
- 在请购物料列表勾选可合并的明细，点击“采购下单”。
- 选择供应商；系统加载该供应商的采购报价和基础付款/币种信息。
- 逐行选择报价，核对最低采购量、包装整数倍、采购数量和价格。
- 若采购量超过请购量，单独确认追加采购数量和批准依据。
- 涉及点铜时选择对应铜资源，核对铜价和剩余数量。
- 保存采购订单，确认请购与采购订单的关联信息已回写。
6.3 完成标准
- 采购订单处于待提审状态，供应商、币种、付款方式和各明细正确。
- 请购量被正确分配到采购订单，未出现重复转单。
- 铜资源预占量与订单行一致。
七、采购订单审核
审核人应核对：需求来源、供应商准入、报价状态、历史价差、数量、单位、税率、付款方式、需求日期、交付周期、铜资源及异常批准。
| 状态 | 业务含义 | 主要操作 |
|---|---|---|
| 待提审 | 订单草稿 | 完善、删除草稿明细、提交审核 |
| 审核中 | 审核流程进行中 | 审核或驳回，不改实质字段 |
| 驳回 | 审核未通过 | 修改并重新提交 |
| 待下单 | 审核通过，尚未通知供应商 | 预览 PDF、通知供应商或批准后跳过邮件 |
| 待报检 | 已向供应商下单，等待/分批到货 | 跟踪在途，到货后报检 |
| 入库中 | 已生成入库和检验任务 | 跟踪检验及仓库入库 |
| 完成 | 订单数量已完成入库 | 对账；符合条件后结单 |
| 退货中（派生） | 存在未完成退货通知/退货单 | 由退货单据状态跟踪；不写入订单状态 |
| 待补货（派生） | 退货量大于已补货量（returnQuantity - recompleteQuantity > 0） | 重新报检和入库，剩余应收按数量统一计算 |
| 补货中（派生） | 存在在途报检/入库任务且仍有待补量 | 由在途出入库单据派生；跟踪报检与入库 |
| 补货完成（派生） | 退货量已全部补回（returnQuantity = recompleteQuantity > 0） | 可继续正常收货或对账结单 |
| 终止中/已终止 | 下游单据正在/已经终止 | 不再继续正常收货 |
| 结单 | 经检查后人工关闭 | 仅用于无未清事项的业务 |
WARNING
系统仍保留“待未收暂入”状态，但当前正常的供应商通知流程会从“待下单”直接进入“待报检”。培训和日常操作不得把未收暂入当作真实库存或正常必经步骤。
八、通知供应商
8.1 前置操作
- 采购订单已审核并处于“待下单”。
- 采购 PDF、供应商、物料、数量、价格、税率、币种、付款方式和交期已复核。
- 供应商收件/抄送邮箱、采购员发件邮箱和邮件模板可用。
8.2 邮件通知
- 点击“通知供应商：下单”，预览邮件正文和采购订单 PDF。
- 核对发件人、收件人、抄送、主题、正文和附件。
- 确认发送；发送成功后订单进入“待报检”。
- 发送失败时查看邮件日志，修正邮箱/授权后使用“重发供应商邮件”。
8.3 跳过邮件直接下单
只有已通过其他可追溯方式向供应商下达订单时才能使用，例如供应商平台或已存档的书面确认。操作前记录替代通知依据并取得负责人批准。该操作同样会把订单推进到“待报检”。
完成标准：供应商已实际收到订单或替代通知有凭证，系统状态为待报检，采购员开始跟踪在途和交期。
九、到货与通知检验
9.1 前置操作
- 采购订单已下达且状态允许报检。
- 实物已经到达收货区域；供应商、送货单、订单号、物料、批次和到货数量可核对。
- 本次报检量大于 0 且不超过剩余待入库/补货数量。
- 收货仓库未锁定，检验标准可用。
- 多条合并报检时属于同一供应商。
9.2 操作步骤
- 在采购订单物料中选择到货明细，点击“通知检验”。
- 填写实际本次到货/报检数量、预计检验日期、收货仓和生产日期等信息。
- 核对分批到货时的订单数量、已完成量和本次待办量。
- 提交通知后记录采购入库单号和来料检验单号。
该操作会同时生成采购入库任务和来料检验任务，并把采购订单行推进到入库中。它不代表检验合格，也不代表已经增加可用库存。
十、检验与真实入库
检验前置操作
- 实物、检验任务、物料、供应商、批次和数量一致。
- 检验标准和抽样要求明确。
质检完成合格、不合格或让步接收结论。未经质量放行，不得把待检物料作为合格库存使用。
入库前置操作
- 已完成规定检验并取得放行结论。
- 入库任务的仓库、库位、批次和数量与实物一致。
- 不合格数量已隔离并进入退货或其他处置流程。
仓库完成真实入库后，系统才会更新采购完成量、请购在途量、最近采购价和关联铜资源完成量。分批入库时订单返回待报检以等待剩余数量；全部完成后订单变为完成。
十一、采购退货
采购退货适用于来料检验不合格，以及入库后在复检或生产中发现需退供应商的物料。
11.1 退货通知前置操作
- 已确认原采购订单、供应商、物料、实际入库批次和可退数量。
- 质检结论、退货原因及供应商处理意见可追溯。
- 退货数量不超过对应批次当前可用数量，也不超过原采购可退数量。
11.2 建立退货通知与退货单
- 从采购订单物料或退货通知页面选择原入库批次及其所在仓位，建立退货通知。
- 系统在同一事务内校验批次库存，并自动生成“不良移库”单（批次所在仓位 → 不良仓）；同批次同仓位存在未完成通知时不重复提交，跨仓位合计不超批次总库存。
- 选择同一供应商的待处理通知，合并生成采购退货单。
- 核对实际退货数量、含税单价、金额、批次、仓位和原因，提交审核。
11.3 通知出库与物流
前置操作：退货单已审核；对应退货通知的“不良移库”单已由仓位负责人全部完成，待退货物料已全部移入不良仓；采购退货出库已完成；出库仓（不良仓）、批次、数量、承运方和运单号已确认。
- 建立退货通知时系统已按批次所在仓位生成“不良移库”单；仓位负责人在“移库”页面按批次执行移库至不良仓。
- 待退货物料全部移入不良仓后，点击“通知出库”，出库仓固定为不良仓，系统按通知原批次生成采购退货出库任务。
- 出库完成后填写物流公司与物流单号并通知送货；出库未完成时系统不允许通知送货。
- 仓库核对实物后完成出库，系统回写退货完成量和原采购订单状态。
- 在采购退货物流页面跟踪运单；供应商收货、补货、退款或折让另行闭环。
完成标准：退货通知批次与仓位一致；不良移库完成量等于通知量；退货单、出库任务、批次和实物一致；原采购订单退货量正确；物流及供应商处理有凭证。
十二、补货
退货完成后需要供应商补货时：
- 先确认补货数量、到货日期及是否沿用原价格/订单。
- 补货到达后重新执行到货报检、检验和真实入库。
- 补货数量独立记录，不修改原采购数量掩盖退货。
完成标准：补货完成量与退货待补量一致，检验和入库闭环，订单进入补货完成或后续批准状态。
十三、采购对账
前置操作
- 对账供应商、期间、币种和结算条件已确认。
- 采购入库、退货出库、补货、价差和发票数量已核对。
- 只对实际验收/入库或经批准的结算数量对账。
按采购订单行建立对账记录，完成后系统汇总对账数量。若订单量、入库量、退货量和供应商账单不一致，先查明差异，不直接修改采购订单数量。
完成标准：已完成对账量与批准结算量一致，发票及差异处理可追溯。
十四、铜资源管理
点铜前置操作
- 供应商、铜材业务规则、点铜数量、铜价和日期已批准。
- 铜池数量、已下单量、已入库量及余额已核对。
采购订单选择铜资源后会预占下单数量，采购真实入库后累计完成数量。不得超额绑定或把不同供应商的铜资源混用。铜池已耗尽、禁用或余额不足时停止下单并反馈。
十五、结单与终止
结单
结单不是清理欠量的快捷操作。操作前必须确认：
- 无待审核、待通知供应商、待报检、待检验或待入库数量；
- 无在途、退货、补货、物流和对账差异；
- 请购、采购、铜资源和库存关联数量一致；
- 已取得需求部门、采购负责人或授权人的批准，并记录原因。
终止
- 发起终止前查看采购订单关联的请购、入库、检验、退货和铜资源。
- 确认后进入终止中；仓库和质检处理未完成的出入库/检验任务。
- 所有关联库存任务完成或终止后，才可完成采购订单终止。
- 取消终止前确认下游可恢复；已终止不得自行恢复。
- 请购终止时，还要处理已经生成的采购订单；采购订单终止时要同步释放未执行请购量和铜资源占用。
十六、异常处理
| 异常 | 正确处理 |
|---|---|
| 找不到供应商/物料/报价 | 返回基础资料或报价流程补齐并审核 |
| 无共同供应商可转采购 | 分开处理或补充合格报价，不强行合单 |
| 邮件发送失败 | 查看邮件日志，修正邮箱/授权后重发 |
| 已线下下单但未发邮件 | 有批准和凭证时使用“跳过邮件直接下单” |
| 到货量与订单不符 | 按实际合规数量报检，差异反馈采购处理 |
| 检验不合格 | 隔离实物，建立退货通知或批准的处置流程 |
| 退货找不到原批次 | 核查原入库和批次，不建立虚假批次 |
| 退货批次对应不上 | 建通知时绑定批次所在仓位并自动生成不良移库单，全部移入不良仓后才允许退货出库 |
| 铜资源余额不足 | 停止绑定，核对铜池或重新审批 |
| 状态与实物不一致 | 停止后续操作，提交单号、行号、状态、实物节点和截图 |
| 需要提前结单 | 先核对所有未清数量和下游任务并取得批准 |
十七、每日交接清单
- 新增请购、报价、采购订单是否提交审核，驳回项是否处理。
- 待下单订单是否已实际通知供应商并留有凭证。
- 在途订单的供应商确认交期、欠交和异常是否更新。
- 今日到货是否完成报检；检验合格是否完成真实入库。
- 退货通知、退货单、出库、物流、补货和商务处理是否交接。
- 对账、铜资源、结单和终止是否存在未清事项。
数据口径、审核边界和稽核要求见 采购管理规范。