销售模块操作手册
本手册用于销售、审核、生产计划、仓库、质检和物流岗位培训。销售模块覆盖报价、订单、MRP、生产/采购、送货、出库、签收、退货、补货、对账、结单与终止。
IMPORTANT
每项操作必须先完成对应“前置操作”。不要用备注代替基础资料，不要跳过审核、库存、检验或岗位交接。
一、岗位职责
| 岗位 | 负责 | 不应代替 |
|---|---|---|
| 销售录单员 | 报价、订单、交期、通知送货、退货申请、对账 | 审核批准、仓库实物确认 |
| 销售审核人 | 核对客户、价格、数量、税率、交期和依据 | 修改待审单据后自行批准 |
| 生产计划/采购 | MRP、请购、采购、生产及终止反馈 | 修改客户订单依据 |
| 仓库 | 按系统任务和批次出库、退货收货 | 凭口头通知无单出入库 |
| 质检 | 退货检验与处置结论 | 决定商务补货或赔付 |
| 物流/跟单 | 承运信息和签收完成 | 把已发车当作已签收 |
二、完整流程
三、公共前置条件
| 前置资料/配置 | 完成标准 | 责任岗位 |
|---|---|---|
| 客户 | 已审核且正常；结算方式、币种、送货地址正确 | 销售/资料管理员 |
| 物料 | 已审核且正常；基本单位、销售单位、包装完整 | 物料管理员 |
| 客户物料关系 | 客户料号和包装要求已核对 | 销售 |
| 销售报价 | 对应客户、物料及交易条件的报价已审核 | 销售/审核人 |
| 税率和计量 | 税率按小数口径；销售单位可换算为基本单位 | 销售/财务/物料管理员 |
| 生产资料 | 需生产物料有可用 BOM、工艺和生产条件 | 工程/生产计划 |
| 审核和权限 | 部门、审核人、流程及岗位权限已配置 | 部门/系统管理员 |
任一项缺失时，应返回基础信息模块补齐并审核，不得建立临时客户、虚拟物料或用备注代替字段。
四、销售报价
前置操作
- 客户、物料均为正常状态。
- 币种、计量单位、税率、最低销售量、最低包装量、客户料号已确认。
- 已查询相同客户、物料和报价条件是否已有正常报价。
- 客户询价、成本核算或价格批准依据可追溯。
NOTE
当前报价不使用生效日期和失效日期；能否下单取决于审核状态及报价条件是否匹配。
操作步骤
- 进入“销售报价”，点击“新增”，选择客户并填写报价日期。
- 逐行选择物料，录入价格、单位、税率、最低销售量、最低包装量及客户料号。
- 涉及铜价区间时录入上下限，并确认区间无冲突。
- 保存后复核各行，发起审核；驳回后按审核意见修改并重新提交。
更新与完成标准
- 价格或关键条件变化时，更新会形成新的待审核报价；新报价通过后替代同条件旧报价。
- 审核中原则上不得修改实质内容；确需变更应撤回/反审后重新提交。
- 完成标准：状态为“正常”，字段与批准依据一致，下单时能正确匹配。
五、销售订单录入
先判断订单类型
| 类型 | 适用场景 | 必须先完成 | 后续特点 |
|---|---|---|---|
| 普通订单 | 按客户订单组织生产/采购并交付 | 正常报价；需生产物料有 BOM | 审核后进入 MRP 和交付 |
| 预制订单 | 先生产备货，暂不直接交付 | 有批准的预制依据 | 生产完成后等待冲抵，不直接送货 |
| 预制冲抵订单 | 用已有预制数量履约 | 有同物料可冲抵余额 | 选“不需要生产”并绑定预制订单 |
表头前置操作与录入
- 已取得客户正式订单或批准的内部预制依据，并完成重复订单检查。
- 客户、订单日期、客户订单号、结算方式、币种和地址已确认。
- 进入“销售订单物料”，点击“录入销售订单”。
- 使用系统订单号，选择日期、客户和是否预制。
- 核对带出的结算方式、币种和送货地址，填写客户订单号。
- 备注只记录例外，不代替地址、交期、包装等结构化字段。
物料明细录入
每条物料明细独立推进状态、数量和交期。
- 填写订单行号和客户订单行号。
- 填写客户交期；变更交期须有客户或内部批准依据。
- 选择物料和订单单位，录入数量。
- 普通订单选择匹配的正常报价，复核含税/未税价格与税率。
- 填写包装要求；冲抵订单勾选“不需要生产”，选择预制订单并核对余额。
- 保存明细后，再保存订单表头。
提交审核前自检
- 客户订单号、物料、客户料号、数量、单位、价格、税率、交期、地址与原单一致。
- 普通、预制、冲抵类型正确，无重复明细或行号。
- 需生产物料有 BOM；冲抵行已绑定预制订单且不超余额。
- 特殊价格、短交期、插单或特殊包装有批准记录。
WARNING
订单提交审核后不能随意新增物料。审核通过后通常只可维护客户行号、包装和备注等有限字段；物料、数量、价格或交期实质变化，应按反审/变更流程重新审核。
六、审核与状态
审核人应对照客户原单和报价依据。联合审核须所有审核人完成才算最终通过。
| 状态 | 含义 | 主要操作 |
|---|---|---|
| 待提审 | 草稿未审核 | 完善、删除草稿明细、提交 |
| 审核中 | 流程进行中 | 审核或驳回，不改实质数据 |
| 驳回 | 未通过 | 修改并重新提交 |
| 待生产 | 等待 MRP/请购/生产 | 跟踪 MRP，不通知送货 |
| 生产中 | 已进入采购或生产 | 跟踪齐套、入库和交期 |
| 待送货 | 已有可交付成品 | 核对库存后通知送货 |
| 送货中 | 已通知部分或全部送货 | 跟踪出库、送货及欠量 |
| 完成 | 数量链路已完成 | 对账，符合条件后结单 |
| 退货中（派生） | 存在未完成退货单/退货入库任务 | 由退货单据状态跟踪；不写入订单状态 |
| 待补货（派生） | 退货量大于已补货量（returnQuantity - recompleteQuantity > 0） | 重新通知送货，剩余应收按数量统一计算 |
| 补货中（派生） | 存在在途补货送货单且仍有待补量 | 由送货单 isRecomplete 派生；跟踪补货交付 |
| 补货完成（派生） | 退货量已全部补回（returnQuantity = recompleteQuantity > 0） | 可继续正常交付或对账结单 |
| 终止中/已终止 | 下游业务正在/已经终止 | 不再新增正常交付 |
| 结单 | 经检查后人工关闭 | 仅用于无未清事项的业务 |
七、MRP、采购与生产交接
前置操作
- 订单已审核；物料、BOM、库存和采购资料完整。
- 客户交期已确认，异常短交期已升级处理。
销售应确认普通订单进入 MRP，持续跟踪欠生产、已完工、可交付和欠交数量。不得手工改状态代替 MRP、生产入库或采购完成。预制订单须先由后续订单建立冲抵关系，不能直接通知送货。
八、通知送货
前置操作
- 订单行处于允许送货状态且不是预制订单。
- 成品已入库或有足够可用库存；冻结、待检库存不可交付。
- 本次数量大于 0 且不超过剩余可通知数量。
- 客户、地址、批次/包装要求和发货计划已确认。
操作与系统联动
- 在订单物料列表核对订单、已通知、已完成、退货、补货和欠交数量。
- 选择“通知送货”，填写本次数量和说明。
- 记录系统生成的送货单号和销售出库任务号。
- 通知仓库按系统任务出库，不另建手工出库单。
该动作会同时创建送货单、销售出库任务，按批次预占库存，并更新已通知数量。库存不足时整次操作应失败并回滚；应核查库存或调整数量，不得绕过。
完成标准：送货单和出库任务均生成、数量一致、仓库能看到任务。
九、出库、完成送货与物流签收
仓库出库
前置操作：已有销售出库任务，实物、物料、批次、库位、包装和数量一致。仓库按系统预占批次执行；不一致时暂停并反馈，不能先发货后补系统。
完成送货
前置操作：同一送货单物料已完成出库；同次操作为同一客户；承运方、运单号、日期、件数等资料已取得。销售/跟单完成送货后，系统按送货单号和明细行生成物流记录。
物流签收
“完成送货”仅表示进入承运环节，不等于客户签收。取得回单或等效凭证后，到“送货物流”完成对应记录。
| 节点 | 完成凭证 |
|---|---|
| 仓库出库 | 系统出库与实物一致 |
| 完成送货 | 承运信息完整，货物已移交 |
| 物流完成 | 客户签收、回单或等效证明 |
十、退货与补货
前置操作
- 客户已明确退货物料、数量、原因和诉求。
- 原订单已有实际交付数量，能选择历史出库批次。
- 退货量不超过该批次可退量；当前部门有可接收退货的成品仓。
- 已确认是否补货、质量索赔或财务处理。
操作步骤
- 新增销售退货，选择客户、申请日期和原订单物料。
- 从历史实际出库中选择批次并录入数量，同一批次不重复添加。
- 填写原因和诉求，保存并审核。
- 跟踪系统联动生成的退货入库及检验任务。
- 质检作出暂存、返工或报废结论；需要补货时，销售确认数量和交期。
完成标准：批次、收货和检验数量一致；库存状态正确；原订单退货量正确回写；补货、退款、折让或索赔已闭环。
十一、对账
前置操作：客户、期间、币种已确认；送货/签收、退货和补货数量已核对；价格、税率及调整有依据。对账须基于系统记录。客户回单与系统不一致时，先查送货明细、签收和退货，不直接改数消除差异。
完成标准：无遗漏单据，客户确认数可追溯，差异有书面结论。
十二、结单与终止
结单
结单不是异常数量的快捷处理。结单前必须确认：
- 无待生产、采购、出库、送货或签收数量；
- 无进行中的退货、补货、检验或对账差异；
- 欠交及实际完成数量已核对；
- 已取得负责人批准并记录原因。
终止
- 在订单物料发起终止，查看预统计影响。
- 确认后进入“终止中”。
- 生产计划、采购和生产岗位处理关联请购、采购、生产订单和工单，并确认损耗。
- 所有关联单据完成终止后，订单物料才能“已终止”。
- “终止中”取消前须确认下游可恢复；“已终止”不得自行恢复。
预制订单终止前还必须处理全部冲抵关系。
十三、异常处理
| 异常 | 正确处理 |
|---|---|
| 找不到客户/物料/报价 | 返回基础信息或报价流程补齐并审核 |
| 通知送货提示库存不足 | 核查库存、批次和本次数量 |
| 客户改数量/交期/价格 | 留存依据，反审/变更后重新审核 |
| 出库批次与实物不同 | 暂停出库，查清批次后再执行 |
| 退货找不到原批次 | 核查原出库完成情况，不建虚假批次 |
| 状态与实际不一致 | 停止后续操作，提交单号、行号、当前/期望状态和截图 |
| 需要提前结单 | 检查数量和下游任务并取得批准 |
十四、每日交接清单
- 报价/订单是否提交审核，驳回项是否处理。
- 客户交期、欠生产、欠送货和库存异常是否跟进。
- 通知送货是否都生成送货单和出库任务。
- 已出库是否完成送货并录入物流；已签收是否完成物流记录。
- 退货、补货、对账、结单和终止是否有未交接事项。
数据口径、岗位边界和稽核要求见 销售管理规范。