采购管理规范

本规范统一采购模块的数据来源、岗位边界、数量口径和稽核要求。操作步骤见 采购模块操作手册。

一、控制目标

• 每笔采购有真实需求、合格供应商、批准价格和完整收货依据。
• 请购、采购、在途、检验、入库、退货和对账数量可追溯。
• 需求、采购、审核、质检、仓库和财务职责分离。
• 未收暂入、提前结单和状态修改不制造虚假库存或掩盖欠量。

二、权威数据来源

数据	权威来源	禁止做法
需求量和需求日	MRP、销售订单、返工通知或批准的手工需求	口头需求直接下单
供应商和商务条件	已审核供应商资料	使用相似供应商或个人信息
价格、税率、单位和包装	审核通过的采购报价	在订单中随意输入口头价格
到货和批次	供应商送货单、实物及系统报检记录	未到货先报检
合格数量	质检结论和真实入库	把待检或暂入当可用库存
退货数量	原入库批次和当前可退库存	退其他批次或超量退货
结算数量	合格入库、退货、补货及批准差异	以订单量直接替代验收量

三、数量口径

• 请购量：经审核的需求数量。
• 已转采购量：请购分配到采购订单的数量。
• 在途量：已向供应商下单但尚未真实入库的关联数量。
• 报检量：本次实际到货并建立检验/入库任务的数量。
• 完成量：质检放行且仓库真实入库的数量。
• 退货量：从原采购批次实际退回供应商的数量。
• 补货完成量：退货后重新检验并入库的数量。

任何环节不一致时，先停止下一步并定位来源单据，不以修改订单总量消除差异。

四、审核与变更

• 录入人与审核人原则上分离；审核人查看需求、报价、价差和交付依据。
• 审核中不修改供应商、物料、数量、单位、价格、税率、付款、交期和铜资源等实质字段。
• 变更应撤回/反审、修改并重新提交；审核意见明确字段、依据和处理要求。
• 超请购、非最低包装整数倍、短交期、跳过邮件、提前结单和超常价差必须有额外批准。

五、供应商与报价规范

• 只有正常供应商和审核通过的报价可用于正式采购。
• 报价条件按供应商、物料、币种、单位、税率、最低量、包装量和铜价区间识别。
• 当前报价不使用生效/失效日期，使用前必须核对状态和条件。
• 供应商变更、替代料或价格变更须形成新依据并重新审核。

六、下单和邮件规范

• 同一订单只包含一个供应商，币种和付款条件一致。
• 采购 PDF 与系统明细一致后才能发送。
• 发件、收件、抄送、正文和附件发送前逐项复核；发送日志作为下单凭证。
• “跳过邮件直接下单”仅用于已有其他可追溯下单凭证的情况，并记录批准人和依据。
• 邮件重发前核对是否已成功发送，避免供应商重复接单。

七、到货、检验和入库规范

• 未到货不报检；未检验合格不进入可用库存。
• 报检必须按实际供应商、物料、批次和本次到货量执行。
• 分批到货分批报检、分批入库，订单剩余量继续跟踪。
• “未收暂入”不是实物库存，当前正常采购流程不将其作为必经节点。
• 仓库入库完成后再认定采购完成，并核对请购在途量和铜池回写。

八、退货与补货规范

• 采购退货必须关联原订单、原入库批次、质检/异常依据和供应商。
• 退货通知量不得超过原批次可退量；同批次未完成通知不得重复建立。
• 合并退货单只选择同一供应商，价格、批次和实际数量逐行核对。
• 通知出库必须记录实际出库仓、批次、承运方和运单号。
• 补货重新走报检、检验和入库，不直接冲销退货状态。

九、对账规范

• 对账以批准的结算数量为准，通常来自合格入库减退货并结合补货、折让和发票。
• 对账记录不得超过可结算数量；重复对账和跨供应商合并必须被拦截。
• 数量、单价、税率或金额差异应有供应商确认和内部批准。
• 完成对账前核对退货在途、未到发票和质量索赔。

十、铜资源规范

• 铜资源按供应商管理，不跨供应商混用。
• 下单预占量、入库完成量和资源总量应保持勾稽，任何一项不得超额。
• 订单变更、终止或退货时同步检查铜资源占用和完成量。
• 铜池耗尽或禁用后不得继续选用。

十一、结单与终止规范

结单前须确认请购、采购、在途、检验、入库、退货、补货、物流、铜资源和对账均无未清事项，并记录原因、批准人和日期。

终止前评估下游入库、检验、退货和铜资源影响；关联任务由责任岗位完成或终止。已发生的入库、退货、费用和损耗不得因终止被覆盖。

十二、月度稽核

项目	频率	异常输出
请购与采购关联及超采	每月	请购行、采购行、差异和批准依据
订单价格与正常报价	每月	不匹配字段和审批记录
跳过邮件直接下单	每月	订单、操作人、凭证和批准人
长期待报检/在途	每周	订单、供应商、交期、欠量和责任人
报检、检验、入库数量	每周	三方差异及处理状态
退货批次和可退量	每月	退货单、批次、库存和差异
长期退货/补货/终止中	每周	当前节点、责任部门和预计日期
铜资源超占或负余额	每周	铜池、订单、占用和完成量
结单仍有未清事项	每月	单号、未清数量和批准记录

十三、培训验收

员工应能说明并演示：三类请购来源；转采购的供应商和报价条件；通知供应商与待报检的关系；报检为何同时生成检验和入库任务；真实入库何时回写在途和铜池；采购退货为何必须关联原批次；结单与终止的准入条件。