基础资料管理规范
本规范适用于 ERP 基础信息模块的新增、审核、启用、变更、停用和归档。它是员工录入资料前必须遵守的管理规则；具体页面步骤见基础资料录入。
一、管理目标
基础资料应同时满足以下要求：
- 唯一：同一业务对象只保留一份有效主档，不因名称写法不同重复建档。
- 准确：编码、名称、规格、单位、税率、仓库和关联关系与实际业务一致。
- 完整：下游必需字段、联系人、附件和审核信息齐全。
- 可追踪：由指定岗位创建、审核和变更，重要修改有原因和依据。
- 可控：已被业务引用的资料原则上停用，不直接删除。
二、资料分类与管理方式
| 类型 | 包含资料 | 生命周期 | 管理重点 |
|---|---|---|---|
| 审核型主档 | 客户、供应商、物料 | 待提审 → 审核中 → 正常；驳回后重提；正常可禁用 | 未审核不得用于正式业务；变更后重新核对是否需要审核 |
| 版本型主档 | BOM、工艺路线 | 草稿 → 启用 → 停用 | 已启用版本不直接覆盖，结构性变化创建新版本 |
| 组织与资源 | 仓库、车间、机台、固定资产、员工 | 建档 → 使用 → 停用/离职 | 部门归属、绑定关系和账号联动 |
| 通用字典 | 币别、汇率、票据类型、付款方式、计量单位、包装方式、检验类型、周转类型 | 建档 → 引用 → 停用或保留 | 一经引用不随意改代码、名称和换算口径 |
| 业务参数 | 铜价、检验标准、工序、工序机台能力、工艺路线工序、替代物料、物流公司 | 建档/版本 → 使用 | 生效时间、适用范围、数值口径和责任人 |
三、岗位职责
| 角色 | 主要职责 | 不得执行 |
|---|---|---|
| 申请人 | 提供真实、完整的建档或变更资料 | 未经确认自行定义编码、税率、单位或版本 |
| 资料维护员 | 查重、录入、附件整理、发起审核 | 为赶业务进度重复建档或绕过审核 |
| 业务负责人 | 确认业务属性、适用范围和上下游影响 | 只看名称、不核对编码和关联关系 |
| 审核人 | 独立复核关键字段和附件 | 代替申请人补资料后直接通过 |
| 系统管理员 | 维护部门、权限、账号和异常数据处理 | 代替业务部门决定物料、税务或工艺口径 |
| 数据管理员 | 定期查重、检查停用资料和关联完整性 | 直接清理有业务历史的数据 |
同一条高风险资料不建议由同一人完成申请、录入和最终审核。
四、统一录入流程
1. 申请
申请至少包含：资料类型、建档原因、所属部门、期望完成时间、业务负责人和附件。客户、供应商、物料、BOM、工艺路线及关键单位变更必须有明确来源。
2. 查重
不要只按名称搜索。应组合检查：
- 编码或统一标识。
- 全称、简称及常见别名。
- 物料名称 + 规格型号 + 属性 + 单位。
- 客户/供应商的地址、联系人或税务识别信息。
- 工序名称、机台编号、仓库名称和所属部门。
找到相似资料时先由负责人判断是启用、变更、增加关联关系，还是确需新增。
3. 录入与自检
录入人保存后不得立即结束，应重新打开详情并完成“四对照”：
- 对照申请资料检查名称、规格和联系信息。
- 对照财务口径检查币别、付款方式、票据类型和税率。
- 对照生产/仓库口径检查单位、包装、BOM、车间和绑定仓。
- 对照系统状态检查是否需要发起审核、启用版本或设置默认值。
4. 审核或启用
- 客户、供应商、物料必须审核为“正常”后，才可用于新业务。
- BOM 和工艺路线必须完成内容复核后再启用；启用不是普通保存。
- 审核驳回时填写具体字段和原因，例如“税率与票据类型不一致”，不要只写“资料错误”。
- 审核中不要继续编辑；确需修改时先撤回或按系统流程处理。
5. 上线验证
审核或启用后，由资料维护员验证该资料能否在目标业务页面被正确选择，显示的编码、名称、单位、价格或仓库是否正确。不能只以列表状态为“正常”作为完成标准。
五、编码与命名规范
编码
- 编码一经被业务引用，不得为追求整齐而修改或重新使用。
- 客户、供应商和仓库优先使用系统生成编码；不要手工覆盖流水号。
- 物料必须通过所属物料类型的编码规则生成。
- 流水号码位使用
X，占位符使用-。 - 物流公司、工序、机台等手工编码应使用公司统一前缀和长度规则。
名称与简称
- 全称采用合同、营业执照或正式技术资料中的名称。
- 简称应稳定、唯一、可辨识，不使用“新客户”“供应商A”等临时名称。
- 物料名称描述类别，规格型号描述可区分的技术特征；不要把临时备注写入名称。
- 同一含义使用统一字词、大小写和中英文格式。
数值与单位
- 税率按百分比录入，范围为 0–100，并与票据类型一致。
- 对账截止日为 1–31；特殊月份的实际结算规则由财务另行确认。
- 数量、重量、损耗、产能、工时、汇率和单价不得使用无业务含义的默认值直接通过审核。
- 单位换算必须明确一个基本单位；换算数量由业务负责人确认后再维护。
- BOM、包装、物料默认单位和库存基础单位必须形成可解释的换算链路。
六、状态与操作边界
客户、供应商、物料
| 当前状态 | 允许操作 | 禁止操作 |
|---|---|---|
| 待提审 | 编辑、删除未引用草稿、发起审核 | 用于正式新业务 |
| 审核中 | 查看审核进度 | 直接编辑、重复发起审核 |
| 审核失败 | 查看驳回原因、修改、重新发起审核 | 未修改直接反复提交 |
| 正常 | 用于业务；按权限变更或禁用 | 无评估地删除 |
| 禁用 | 查看历史、按审批重新启用 | 用于新报价、新订单或新生产关系 |
BOM 与工艺路线
- 草稿允许编辑结构和工序。
- 已启用版本不得直接修改关键结构；变更时保存为新版本。
- 新版本启用前，旧版本继续承担历史追溯。
- 停用前应确认没有新的订单、工单或排产继续引用。
- 子 BOM 升级后，逐级检查上级 BOM；不要假设所有上级版本已自动安全切换。
员工与账号
- 员工档案和登录账号不是同一对象；需要登录时必须绑定或同步创建账号。
- 启用/禁用员工会同步相关账号状态，操作前确认是否会影响后台和 App 登录。
- 离职员工先完成业务交接、待办转移和计件确认，再禁用。
七、变更、停用与删除规范
变更分级
| 风险等级 | 示例 | 处理方式 |
|---|---|---|
| 低 | 联系人、电话、普通备注 | 维护员修改并保留依据 |
| 中 | 地址、业务员、付款方式、包装方式、检验标准 | 业务负责人确认，修改后验证下游显示 |
| 高 | 编码、物料属性、默认单位、税率、BOM 结构、工艺计价、仓库绑定 | 不直接覆盖历史；评估版本、库存和未完成单据影响并审批 |
停用
满足以下情况之一时优先停用：停止合作、物料淘汰、资源停用、资料重复但已有历史引用。停用前查询未完成订单、库存、BOM、报价、工单、审核待办和绑定关系。
删除
删除红线
客户、供应商、物料、仓库、单位、BOM、工艺、员工等一旦被业务单据或库存引用，禁止直接删除。删除主档可能造成历史单据无法显示、库存出现空白物料或关联链路断裂。
仅当资料仍是未引用草稿、确认无历史记录且由管理员完成影响检查后，才允许删除。无法确认时一律停用。
八、关键资料专项规范
客户
必填口径：编号、全称、简称、业务员、币别、收款方式、票据类型、税率、对账截止日。销售前还应补全联系人、电话、送货地址；需要邮件时维护主送和抄送邮箱。
客户简称在同一部门应保持唯一。锁定报价、锁定含税、授信天数和金额等字段属于高风险控制项，由销售与财务共同确认。
供应商
必填口径：编号、全称、简称、币别、付款方式、票据类型、税率、对账截止日。需要发送采购订单时必须维护可用邮箱。
“是否委外”不是备注字段。勾选委外后还必须建立并绑定对应虚拟仓，才算完成委外供应商建档。
物料
必填口径：编码、名称、属性、规格型号、默认单位、重量单位、检验入库标志、UL 标志和隐藏标志。客户、供应商关联应只选择正常主档。
物料属性直接影响采购与生产。自制物料在用于 MRP 前应有启用 BOM；外购物料应维护有效供应商/采购报价。默认单位变化属于高风险变更，必须检查库存、BOM 和未完成单据。
BOM
- 版本号以保存后的系统结果为准。
- 父项和子项物料必须存在，子项单位用量和损耗经过工程复核。
- 自制子项应关联正确子 BOM；无 BOM 时先补建，不应强行绕过。
- 只有草稿/停用版本可编辑直接物料；已启用版本受保护。
- 设为默认与启用是两个概念，两者都需要核对。
仓库
- 仓库编码由系统按部门生成。
- 每个部门保留一个默认仓；首次建仓可能自动成为默认仓，保存后必须核对。
- 上级仓不能选择自己或自己的直接下级。
- 同一机台只能绑定一个仓库。
- 车间、机台、委外供应商的绑定仓用于领退料，不能混用普通实物仓和虚拟仓。
计量单位与包装
- 先建单位类别，再建单位；每类明确一个基本单位。
- 单位编码、名称和基本单位数量必须统一。
- 包装必填编号、名称、说明、单位数量、基本单位和单重。
- 已被物料、BOM 或库存引用的单位和包装不得直接改含义或删除。
工序与工艺路线
- 工序名称应唯一；必填类型、名称、工序数量比例和计件工时。
- 工序数量比例表示该工序相对工单数量的目标数量比例，不是损耗率。
- 工艺路线必填物料、启用日期、计价方式、单位、计量单位和产能。
- 按工时计价依赖车间基础人工单价和工序工时。
- 物料固定价工艺必须且只能绑定一个工序。
- 工序流程顺序号不能重复；启用前检查机台类型、车间、产能和计件价。
替代物料
- 主物料和替代物料不能相同。
- 两者计量单位必须一致。
- 同一替代关系不得重复建立。
- 建立关系前由工程、采购和生管确认替代范围；替代不等于所有 BOM 和生产场景自动允许使用。
检验标准
- 先建检验类型，再按物料维护标准。
- 检验标准必填；有上下限时应满足下限不大于上限。
- 品质部门确认判定单位、抽样方式和标准来源；备注不能代替正式标准。
车间、机台、固定资产
- 车间至少维护名称；基础人工单价用于工时计价，不能随意填 0。
- 机台编号唯一，先确认类型和型号；需要领退料时绑定虚仓。
- 固定资产至少维护部门、负责人、名称、编号和位置；机台与资产关联前确认一一对应关系。
物流、周转资料与铜价
- 物流公司名称和物流代码必填，代码唯一；停用后不得用于新物流记录。
- 周转物料先建类别，再建编号和型号。
- 铜价是时点业务参数，由指定岗位维护；录入前核对日期、单位和来源，不覆盖历史记录。
九、基础资料启用检查表
| 检查类别 | 检查内容 | 结果 |
|---|---|---|
| 查重 | 编码、全称、简称、规格或组合条件无重复 | □ |
| 责任 | 申请人、维护人、审核人和归属部门明确 | □ |
| 必填 | 页面必填项和业务必需项均已录入 | □ |
| 财务 | 币别、付款方式、票据类型、税率和对账口径一致 | □ |
| 单位 | 默认单位、重量单位、包装和换算关系正确 | □ |
| 生产 | BOM、工艺、车间、机台和绑定仓符合实际 | □ |
| 品质 | 检验入库标志和检验标准正确 | □ |
| 联系 | 地址、联系人、电话和邮件可用 | □ |
| 状态 | 已审核为正常或正确版本已启用 | □ |
| 验证 | 已在目标下游页面验证可选择且显示正确 | □ |
十、定期数据检查
建议数据管理员每月检查：
- 同编码、同简称或同名称规格的疑似重复资料。
- 待提审、审核中或审核失败超过规定时限的资料。
- 正常状态但缺少必需业务字段的客户、供应商和物料。
- 委外供应商、车间或机台未绑定仓库。
- 自制物料没有启用 BOM，或启用 BOM 不是正确默认版本。
- 没有基本单位或存在多个基本单位的单位类别。
- 正常物料关联了禁用客户/供应商、停用 BOM 或停用工艺。
- 已离职员工仍有启用账号、待办或机台班次绑定。
- 被历史单据引用但已被删除的主档，尤其是库存物料。
发现问题时先生成清单并由业务负责人确认，不直接批量删除或覆盖。